定型的な業務を円滑かつ効率的に進めるには、作業担当者向けの業務マニュアルや業務手引書の作成が必要不可欠です。
業務の進め方を各個人に任せてしまうと、それぞれが進めやすい手順で取り組むことができるかもしれませんが、人によってはタスクの抜け漏れを発生させてしまったり、非効率な進め方をしてしまうということを招いてしまいます。
業務マニュアルや手順書がなければ、業務に対する知見やノウハウも十分に共有することができないでしょう。
しかし、業務マニュアルを一度作成し、適切な管理・更新を行えれば、社員・アルバイトなどの従業員の「業務品質の向上・均一化・標準化」などの様々なメリットを享受できます。
また、定型的な業務がマニュアル化されていない場合には、業務内容を別の作業担当者を伝えることや新しい作業担当者への引き継ぐことが難しくなります。そして、業務の属人化や従業員教育の長期化などのデメリットがあります。
以下のようなお悩みがあるなら、本記事は参考になるはずです。
- 業務効率化を行いたいが、何から始めればいいのかがわからない…。
- 従業員の業務品質を均一化したい…。
- 業務の属人化のリスクから脱したい…。
今回の記事では、上記のようなお悩みを解消するための「業務マニュアルの作り方」について解説したいと思います。
目次
業務マニュアルとは？
そもそも業務マニュアルとは、どういったものなのでしょうか？
業務マニュアルは「業務手順書」「業務手引書」を示しており、業務品質の向上・均一化・標準化を目的として、誰でも同じように業務遂行を行うためのサポート資料です。
またそちらに関しては、業務マニュアル化のメリット・デメリットとは？という記事にて、以下のように説明しています。
業務マニュアルとは、業務の全体像を示すとともに、各作業工程に必要な準備や手順をまとめた手引書です。業務理解が深い人が作成することが多く、業務遂行時の正確性とそれを実現するためのノウハウが詰まったものでもありますので、現場の重要な知的資産ともいえるでしょう。
業務マニュアルの有用性は業界・業種を問わずに認められており、「ただ業務の作業手順を記したもの」に留まらず、業務品質の向上・均一化・標準化や業務オペレーションの最適化、社員・アルバイトの育成などの様々な効果があり、導入メリットがあります。
ちなみに、業務マニュアルの形態は紙またはPC上のドキュメントファイルなど、使用時の環境に合わせて作成します。
PC上のドキュメントファイルであれば、MicroSoft Office製品（Word, Excel, PowerPointなど）や無料で利用可能なオンラインのGoogleアプリケーション（ドキュメント, スプレッドシート, スライドなど）を利用している場合が多いです。
業務マニュアルと手順書の違い
業務マニュアルと似たもので「業務の手順書」というものがあります。
業務の手順書は、マニュアルの中から作業手順だけを抜き出して記載したものとなりますので、業務マニュアルと手順書の違いは以下です。
- 業務マニュアル：業務の目的とゴール、作業手順、知見・ノウハウが網羅的に記載されたもの。また業務の手順書を含めて業務マニュアルと呼びます。
- 業務の手順書：ひとつの業務手順に関して、作業工程ごとに詳細に記載したもの。
手順書は業務マニュアルの中から作業工程ごとの手順をより詳しく記載したものと言えるでしょう。
業務マニュアル作成のメリットとデメリット
ここでは業務マニュアル作成のメリットとデメリットについて、簡単に触れておきたいと思います。
業務マニュアル作成のメリット
業務マニュアル作成には、以下５つのメリットが期待できます。
- 業務品質の向上・均一化・標準化
業務をマニュアルに落とし込むことで、従業員全体の業務品質の向上・均一化・標準化が可能です。業務マニュアルがあれば「誰もが同じ手順で・同じように・当たり前に」業務の遂行ができるようになります。 - 作業時間の短縮
業務マニュアルがあれば、従業員が業務に関する悩みや困りごとを自己解決できる状態を作ることができます。これにより、業務遂行中に手が止まってしまったり、上司や同僚に聞くといったコミュニケーションに必要な時間を削減することができます。 - 業務オペレーションの最適化
業務マニュアルによって、１つの業務に対する作業手順を明示できれば、業務オペレーションの最適化が行えます。 - 社員やアルバイトの教育コスト削減・早期人材育成
業務マニュアルがあることで、従業員自らの意思で業務理解を深め、スキル向上や業務改善に取り組むことができるようになります。 - 脱・業務の属人化
業務マニュアルがあれば「特定の誰かにしかできない業務」が無くなります。一部の従業員への依存度が低下し、業務の全体最適化と同時に離職時のリスクの軽減ができます。
業務マニュアル作成のデメリット
ただし、業務マニュアル作成には、以下３つのデメリットに配慮した運用が必要です。
- 業務マニュアルに縛り付けられてしまう可能性がある
業務マニュアル以前に、その業務の目的や意味を十分に共有できていないと、そのうちに「業務マニュアル通りに作業すること」を正とした人が生まれてしまいます。職務上の業務とは、本来は自らの創意工夫を持って、その業務フローや成果を改善していく姿勢で取り組んでもらうものなので、このような状態にならないように配慮したマニュアル運用が重要です。 - 業務マニュアルが形骸化してしまう可能性がある
業務マニュアルは作成だけでなく、管理・更新といった運用が重要です。業務マニュアルが運用できずに、形骸化しないよう・・・しっかりと運用フローに乗せることを意識しましょう。 - 業務マニュアルの作成・更新・管理に手間と時間がかかる
業務マニュアルはゼロから作ろうとすると、作成工数が大きくなりやすいです。そのため、既存業務との兼任での作成などはせず、将来的な運用を見据えた業務マニュアル作成・運用の専任担当者を設けるべきでしょう。
業務マニュアルの作り方とは？事前準備〜作成手順までを徹底解説！
業務マニュアルの基礎理解、メリット・デメリットの把握ができたかと思いますが、そもそも業務マニュアルは事前準備や作成途中で頓挫や失敗を引き起こしやすいものです。
そこで本項では、
- 業務マニュアルを作成する時のポイントと作業手順
- わかりやすい業務マニュアルを作成するコツ
を事前準備〜作成と区分けし、まとめて解説したいと思います。
事前準備編：失敗しない業務マニュアル作成のポイント、手順
業務マニュアルの作成に着手する前に、まずは業務マニュアル作成の計画を立てましょう。
業務マニュアルは事前準備や作成途中で失敗することが多いので、ポイントと手順を押さえて進めていくことが大切です。
１｜作成スケジュールを決める
業務マニュアルを作成するなら、まずは業務マニュアルの期日を定め、大まかな作成スケジュールを立てるようにしましょう。
前述のとおり、業務マニュアルは作成途中にあまりの大変さに途中頓挫してしまうようなことが多いので、それらを避けるためにも有効です。
２｜目的とゴール、必要な内容を決める
業務マニュアルを作成する目的とゴール、盛り込むべき内容や情報を定めるようにしましょう。
目的とゴールは業務マニュアル作成を正しく進めるため、盛り込むべき内容や情報を定めるのは業務マニュアルを活用した時の成果を最大化するためです。
３｜基本構成を決める
業務マニュアルの目的とゴール・盛り込むべき内容や情報を決めたのであれば、次に取り組むべきは業務マニュアルの基本構成を定めることです。 わかりやすい業務マニュアルとその運用を見据えて、作成項目のフォーマットやページ番号・改訂履歴などの必要情報を整理しましょう。
４｜テンプレート活用ができるかを判断する
業務マニュアルの作成には、ぜひテンプレートやフォーマットを活用したいものです。
良いテンプレートを選択できれば、前述の「業務マニュアルの基本構成」を考える手間が省けます。
以下の記事では、無料のテンプレート・フォーマットを配布しておりますので、ぜひご活用ください。
- Word(ワード)版
- Googleドキュメント版
- PowerPoint(パワーポイント)版
- Googleスライド版
- Excel(エクセル)版
- Googleスプレッドシート版
５｜作成担当者を決める
業務マニュアルはその業務に精通した人が作成することで、そのノウハウやメソッドを文字情報に落とし込むことができます。
また、既存業務と業務マニュアルの作成を並行させてしまうと、業務負荷が大きくなりやすいので、もし可能であれば・・・将来的な投資として「業務マニュアル作成の専任者」を決めるべきでしょう。
まとめ：わかりやすい業務マニュアルの作り方とは？
業務マニュアルの作り方について、ご理解いただけたでしょうか。
業務マニュアルの作成にはさまざまなメリットがありますが、まずは自社の業務に対する適性と導入イメージ・そこから得られるメリットやデメリットを考慮して、業務マニュアルの導入をご検討いただければと思います。
業務マニュアル化に関する記事
業務マニュアル化のメリット・デメリット【無料テンプレート付き】
わかりやすいマニュアルの作り方とは？マニュアル作成６つのポイントを解説！
業務マニュアル化に関するサービス導入事例
【活用事例/教育事業】育成マニュアルを運用し新拠点の立ち上げ、法人案件獲得に成功した事例
【活用事例/治療院】業務改善により稼働時間が減り、スタッフ育成で売上3割増加
