業務を効率化したい。効率化の進め方とアイディアについて

稼働時間を減らしながら、売上をあげていく。その重要性は理解しているものの、大幅な人員増加なしでどうやればできるのか。多くの組織が試行錯誤しています。当たり前になっている今の仕事の進め方が、最適化されていないといったケースも多くあります。本記事では、仕事の進め方の見直しを行い、業務を効率化していくポイントについてお伝えしていきます。

業務の効率化_目的とメリット

業務の効率化とは、繰り返し行う業務の中にある、「無理・無駄・ムラ」を見つけて省いていくことを指します。業務を効率的にすることで、メンバーの時間を重要な仕事に振り分けていくことができるようになります。混同されがちな業務効率化・業務改善・生産性は以下のような関係になっています。業務の効率化は、「インプット(時間・コスト)をより少なくできないか」という点を考えるときに役にたちます。

業務効率化のゴール

業務効率化は、仕事の中にある無理・無駄・ムラの3つを無くす、減らすことが目的になります。

無理・・無理のあるスケジュール、無理のある仕事量

無駄・・時間の無駄、必要ない形骸化した作業

ムラ・・属人化している業務がある、特定のメンバーに業務が集中する、繁忙期・閑散期の仕事量の増減が極端すぎる

チーム内にある「無理・無駄・ムラ」を見つけ、減らすことで結果として業務改善や生産性向上に繋げることが可能になります。

業務を効率化するメリット

業務効率化が成功すると、コストの削減だけでなく労働環境の改善まで可能になります

・コストを削減できる

例:今のメンバーでも業務が回せるようになるため、新規採用のコストが削減できる
例:残業が減ることで残業代を削減できる
例:稼働時間が減ることで光熱費の削減ができる

・労働環境の改善ができる

例:特定の時期・特定のメンバーに偏っていた業務がなくなり、業務の負担が減る
例:育成や教育に時間を割くことができるようになり、人材が定着する
例:働きやすい環境になることで、離職防止・経験を積んだ優秀な人材の流出防止につながる

効率化に真剣に取り組むことで、組織にとっての財産である「人」の確保や成長を促すことができるようになるのです

業務効率化の進め方_5STEP

日々の業務を進めながら、同時に業務効率化の対策をすすめるのは、想像以上に大変ですよね。

リーダー

効率化した方がいいに決まっているけど、目の前にはやらなきゃいけないことが山積みだ・・・

わかっているけど、現実的にどこからやればいいのか。迷ってしまうこともあります。効率化に取り組む際は、以下のように進めていくと途中で挫折することなく業務の「無理・無駄・ムラ」を潰していくことができます

STEP.1
業務の流れを確認する

まずはじめに、現在の業務の流れを洗い出します。多くの人が自分が普段どんな流れで仕事を進めているのか把握できていません。手書きでいいので、自分たちが担当する業務の一連の流れを書き出してみましょう。
STEP.2
無理・無駄・ムラ

書き出した現在の業務流れをみながら、無理(負担が大きい業務)・無駄(習慣的に行なっている、前任者が行なってから行なっている)・ムラ(Aさんはできるけど、Bさんはできない)が発生している箇所を見つけます。
STEP.3
無駄を捨てる


無理・無駄・ムラのうち、無駄の箇所はそもそもその業務をやらない。または頻度を減らせないか検討しましょう。無駄な作業を減らす無くすだけでも、かなり業務の負担が減る場合もあります。
STEP.4
ムラを無くす

次にムラが発生している箇所を、誰でも一定のレベルでその業務が進められる状態にできないか検討します。やり方が特定のメンバーにしかわからず(属人化)、そのメンバーに業務が集中しているというケースが多くあります。手順書をつくる(マニュアル化する)、チェックリストをつくる等を行い人が入れ替わっても対応できる状態をつくります
STEP.5
ワークフローをつくる

無駄・ムラを無くしていくと、この流れですすめていくとこの業務はスムーズだといった最適な業務の流れが見えてきます。このワークフロー(仕事の全体の流れ・手順)をしっかり見える形にしていきます。複数の担当者が関わる業務であれば、ワークフローのうちどこを誰が担当するのかも整理しておきます。ワークフローを見える化することで、無理なスケジュールや対応できない業務の量がどのくらいなのか等を具体的に把握することが可能になります。業務の中の「無理」は、このワークフローの各工程を(どの業務にどのくらい時間がかかるのか)関係者が共有・把握することで、未然に防ぐことができるようになります

業務効率化のポイント

業務効率化を進める上で、最も大切なことは効率化するべき業務を見極めること。業務の中には、あえて時間をかける・コストをかけることで成果につながっている業務も存在しています。やみくもに全ての業務を時間削減してしまうと、売上毀損・人材の流出につながってしまうことにもなりかねません。

削減や効率化しない方が、いい結果を生み出すもの
例:カスタマーからの問い合わせ
クレームトラブルに個別に対応することで、クレームが早く収まり満足度があがる。さらに場合によってはコアなファンになっていく等。

例:チーム内の雑談
雑談を通して、チームメンバーの家族の状態や趣味などを知ることで、安心感や信頼感につながる。チームの潤滑油の役目をはたし離職防止やミストラブルの防止につながっている。

また業務効率化は、「個人単位で取り組むことができるもの」と「チーム全体(場合によっては全社)で取り組むもの」があります。仕事の中にある無理・無駄・ムラをしっかり特定し、それは「個人単位」か「全体で取り組む必要があるのか」この見極めもしっかり行いましょう。

効率化のアイディアや具体的な方法

業務効率化の対策は、以下の切り口で整理して進めていくことをおすすめします。

対策の切り口

定型型の業務→業務を無くす、減らす
例)申請、承認

ルーティン業務→フォーマット化する
例)一定の頻度で繰り返し行う業務、在庫確認、問い合わせ対応、書類作成

単純な業務→自動化する
例)入力、配布、確認

成果への影響は低いが時間がかかる業務:→業務を無くす、まとめる、減らす
例)移動、出張、訪問、会議

 

業務効率化_無駄な業務をやめる

なんとなくこうなっているから(慣習化)続けていることの多くは、無くなっても困らないというケースも少なくありません。自分たちのチームで以下のようなことがあれば、無くす・減らすことを検討してみましょう。

無くなって困らなかった!よくあるケース

定例会議

定例会議は、全体の数字やタスクの進捗共有はテキストで完了。開催頻度を減らしても問題なかった・・!

資料作成

社内会議資料の作成は、テキストで事前に共有事項をまとめておくことで充分だった・・!

訪問

前任者が続けていた定期訪問は減らしても問題なかった!挨拶のための訪問は実は先方の負担になっていた・・・!

申請や承認

申請、承認フローが複雑で業務の足止めに。申請の流れを簡略化しても問題なかった・・!

ペーパーレス

当たり前に行なっていた紙ベースの作業を見直して、Web上でのやり取りに切り替え、タブレットの導入に切り替えても問題なかった・・!

業務効率化_業務をフォーマット化・自動化する

ひとつひとつの業務は単純でも、作業数が多くなるとミスは増えていきます。また作業ミスが少なく、一定のレベルで対応できる人材は、育てるのにも時間がかかります。ルーティン業務や単純な業務はフォーマット化・自動化によって一気に業務効率があがります

業務のあらゆる資料(見積書、納品書、請求書、企画書、報告書)をテンプレート化:

抜け漏れがなくなり業務効率があがります。さらにテンプレートを作成する際には、書式のフォーマットを揃えると修正の手間も省くことができます。

個別入力をやめて、一括入力する:
ルーティンワークのような一定のフォーマットがあれば対応できる業務に関しては、マクロ機能でカバーすることができます。
例:
毎回、画面に手入力し計算しているエクセル作業
例:報告書の作成
例:請求書・見積書の基本情報の入力

業務効率化_人ではなくツールを導入する

業務量に合わせて人員増加はすることは、そう簡単にはできません。人では無くツールを導入し、今いるメンバーがよい生産性の高い業務に集中できるような環境を作ることが大切です

ツール導入の例
タブレットやスマホを導入し、外出先での作業効率をあげる
Web会議を導入し、移動時間を無くす
電子捺印システムを導入し、申請〜承認〜捺印のスピードあげ手間を減らす

また、バックオフィス機能はクラウドサービスを利用してスムーズな作業にしていくことが可能です。

【経費精算:サービス例】
Dr.経費精算 (株式会社BearTail)
ハイ!経費 (株式会社バルテック)
MoneyForwardクラウド経費 (株式会社マネーフォワード)
Kintone経費精算 (サイボウズ株式会社)
経費精算freee  (freee株式会社)

【請求業務:サービス例】
Misoca(株式会社Misoca)
マネーフォワードクラウド請求書(株式会社マネーフォワード)
MakeLeaps(メイクリープス株式会社)
freee(freee株式会社)

【勤怠業務:サービス例】
リクナビHRTech 勤怠管理(株式会社リクルートキャリア)
ジョブカン勤怠管理(株式会社Donuts)
KING OF TIME(株式会社ヒューマンテクノロジーズ)

 

業務効率化_アウトソーシングする

業務の中には、無くすことは不可能だが一定の業務量が常にある、定型業務があります。そのような業務は、アウトソーシングを上手に活用することで、主要メンバーの時間を生産性の高い業務にあてることが可能になります。

アウトソーシング例:
電話対応、記帳代行、資料作成代行、制作代行、営業代行etc

 

業務効率化の注意点

 

業務効率化を進めていく際にはご紹介した5STEPの他にも、以下の留意点があります。業務の効率化はあくまで手段にすぎません、最終的にしっかり成果がでることが大切です

注意1
【ミスや失敗を報告しやすい風土をつくる】
業務の「無駄、無理、ムラ」は現場で働く人が一番わかります。現場で起きた失敗やミスに、効率化しなければいけない「無駄、無理、ムラ」が隠れています。しかし、失敗やミスに対して周りがネガティブな反応を示していると、現場からの報告はあがってこなくなりせっかくの改善の機会を失うことになります。具体的な対策を実行する際に、ミスや失敗は成功のもとであるというマインドを身につけておくことが大事です。
注意2
【一度にたくさんの方法を実行しない】
効率化をはやめようと、一度に思いついた対策案をすべて実行すると現場の負担は大きくなります。ただでさえ忙しい中で、新しいツールを導入したりマニュアル作成など色々進めても、現場の不満は増すばかりです。まずは現実的に取り組める小さな一歩から進めていきましょう。
注意3
【ツールやシステムは合うものを】
他社がうまくいった方法が、自社でうまくいくとは限りません。張り切ってツール導入しても、今までのやり方と新やり方2度手間になっていたというケースもあるます。新しいツールを導入する際はまずは、事前テストとして数人のメンバーに試してもらうところから始めましょう。テストを行い現場の意見をもらいどのツールがいいのか慎重に検討をしてみてください。
注意4
必要な「無駄」まで削減しない
例えば、お気に入りのカフェからスタッフが消え、ロボットが提供するようになったとします。同じクオリティのカフェラテを提供してくれるからといって、そのお店に通いつづけるでしょうか。業務の中には、コミュニケーションや接触回数がお客様の満足度をあげているものもあります。必要な無駄まで無くさないよう見極めが大事です。

 

業務効率化_成功するチーム

業務効率化を成功させるには、取り組む際にチームメンバーと業務効率化したい箇所をはっきりさせておくことが大切です。そして、効率化の対策を進めていく際は、必ず実務担当者の意見を取り入れながらやりながら修正を重ねていきましょう。はじめから100%のレベルを求めずまずは小さく取り組めるところから着手していくことが成功の秘訣です

 

「生産性をあげる方法」についてはこちら参考
生産性をあげる方法!わかりやすく解説_ポイントと進め方

「業務改善」の取り組み方はこちら参考
すぐできる!業務改善_成功するチームはここが違う

10人以下チームの業務改善事例
参考 活用事例公式HP

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