生産性をあげる方法!わかりやすく解説_ポイントと進め方

日々の仕事において生産性を意識して業務を進めたほうがいいと思いながらも、

疑問

生産性ってつまり何?

疑問

生産性が上がったと何で評価すればいいの?

疑問

生産性をあげるには何からやればいいんですか?

といった疑問を抱える方も多いのではないでしょうか。

取り組んだほうが良さそうだが、いまいちよくわからない!そんな「生産性をあげる」ことについて本記事ではお伝えしていきます。

生産性をあげなければいけない_日本の現状

「生産性」を強く意識しなければいけない理由は、日本が抱える以下の問題あります。

人口減少、少子高齢化の問題

人口減少・少子高齢化により、日本の「労働力人口」は減少。2030年には、644万人の人手不足が予測され、2060年には2人に1人しか働いていない状態になる可能性があります。(パーソル総合研究所「労働市場の未来推計」

 

出典:東洋経済新報社/人口ピラミッド推移

他国より生産性が低い

働き手がいなくなり人手不足の状態になるため、働く人ひとりあたりの生産性が求められるようになります。しかし他国と比較し日本の「生産性」は低い状態です。

日本の生産性
・1時間あたりの労働生産性:46.8ドル(約4,744円)

OECD加盟36カ国中21位
※就業1時間当たり付加価値

・1人あたりの労働生産性:81,258ドル(約824万円)
参考英国(93,482ドル/948万円)カナダ(95,553ドル/969万円)
※就業者1人当たり付加価値


(出典:公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2019」)

このような背景を踏まえると、生産性向上は「なんとなく取り組んだほうがいいこと」ではなく、全てのチームにとって必須の項目と言っても過言ではありません。

生産性とは?_生産性の種類や計算方法について

生産性をあげる具体的施策についてお伝えする前に、そもそも生産性とは何かを理解する必要があります。

生産性とは

限られた経営資源(人材、資金、モノ)を効果的に使い最大の成果を生み出すこと

生産性においては、投入した資源(インプット)に対し、どのくらいの成果(アウトプット)が生まれたかが重要です。

生産性の種類

実は、生産性には大きく3つの種類があります。

1:労働生産性
ひとりの労働力(インプット)に対してどのくらいの成果(アウトプット)が出せたか

2:資本生産性
投入した資本
(インプット)に対して、どのくらいの(産出物や産出額=アウトプット)成果が出せたか 

3:全要素生産性
投入したすべての生産要素(インプット)に対して、どのくらいの(産出物や産出額=アウトプット)成果が出せたか

ポイントは、労働生産性をあげること

上記の2と3については、投資を減らす・コスト(経費・原材料費削減)を減らすことで生産性高めることが可能です。しかしコスト削減には限界があります。また投資を減らすことは場合によっては企業の成長を妨げてしまいます。しかし、「人」が生み出す生産性には可能性がたくさんあります

ポイント

生産性をあげる」には、労働生産性をあげることがポイント

 

労働生産性の計算方法

自分たちの労働生産性(=ひとりの労働力からどのくらいの成果を出せているのか)を把握するには、以下の計算式を活用すると把握しやすくなります。

1:生産量で確認する場合
※生産量=生産物の大きさ・重さ・個数

【ひとりから、どのくらいの「モノ」を生み出せたか】

生産量÷労働者数
または
生産量÷(労働者数×労働時間)

例:デザイナー
生産量(制作納品数)÷制作者数(または制作者数×稼働時間)

 

2:新しく生み出した価値で確認する場合
※付加価値=知識や知恵アイディアによって生み出された顧客にとっての価値

【ひとりから、どのくらいの「付加価値」が生み出せたか】

付加価値額÷労働者数
または
付加価値額÷(労働者数×労働時間)

例:営業
付加価値額(新規受注金額)÷新規受注した営業人数(または新規受注した営業人数×稼働時間)

業務内容によっては、成果が出るまで時間を要するもの(インプットしてからアウトプットできるまで時間がかかるもの)もあるため計算式の取扱いは各チームの現状にあわせて使うことをおすすめします。

 

「生産性・業務効率化・業務改善」の違い

(労働)生産性と混同されがちな業務改善や業務効率化。3つの関係性は、以下のようなイメージになります。

業務効率化:
インプット(資源=時間・人・コスト)量を減らす
時間的・費用的なコストを下げて、インプット量を下げる


業務改善:
無駄やムラをなくす
インプットを最大限活用できるように、仕事の無駄やムラを無くしていく

生産性:インプット(資源=時間・人・コスト)に対し、アウトプット(成果)量をあげる
より少ないインプット(資源)で、より多くのアウトプット(成果)を生み出すこと

3つは別々のものではなく、「生産性をあげること」の中に、業務効率化や業務改善が含まれているイメージです。

生産性をあげる方法_まずはじめにやること

インプットに対して(スタッフ1人あたりの)アウトプット量をあげていくこと、これが(労働)生産性をあげることと言えます。生産性をあげていく際に、自社にとっての成果とは何をさすのかをまずはじめに決めておくことが必要です。単純に数字だけ(販売数、売上、営業利益、新規取引数etc)を追いかけると、時間やコストを削減することばかり気にしてしまったり、売上だけを追いかけてしまいます。「成果=数字」だけになってしまった場合、以下のようなことになりかねません。

リーダー

売上は前年対比で増収増益を維持しているが、今年に入ってスタッフの離職率がぐんと上がってしまった。新規スタッフを採用しても、育成まで手が回らず定着しないんだよな・・。

リーダー

販売数は増えているけれど、既存スタッフに業務の負担がかかっている。最近は顧客からのクレームや取引先へのミスも増えている。残業はするなと上から言われ、現場の雰囲気も殺伐としてきた。これだけ頑張っているのに給与に反映されないといった不満もでてきたしどうしよう・・。

目の前にいる働く人を幸せにできない組織が、顧客に対して価値を生み出すことは難しいはず。生産性をあげたい!と思ったら、数字だけでなく(顧客にとっての)価値をあげていくという視点がとても大切です。その上で、自社はどんな成果をあげていく必要があるのか、生産性をあげる目的を決めておきましょう。

MEMO
本当の意味で生産性を高めるためには
・インプット(時間、コスト)を減らす
・アウトプット(売上等、付加価値)を増やす
だけでなく
・メンバーが前向きに働ける環境をつくる
・業務の効率化を進める、業務の改善する

ことが重要!!

生産性あげるためにやっていけないNG行動

メンバーが前向きに働ける環境をつくりながら、「インプット(時間、コスト)を減らす・アウトプット(売上等、付加価値)を増やすためには、以下のような行動は百害あっても一利なしといっても過言ではありません。

・スタッフからのアイディアや提案は、受けて入れてもらえない雰囲気がある 
・個人の能力開発をおざなりにしている
・作業の目的や最終目標が曖昧なまま仕事を振り分ける
・特定のメンバーに業務量が偏る

 

 

生産性をあげる方法_ポイントと具体例

生産性をあげていくには、以下がポイントになります。

ポイント1
成果を言語化
自社にとっての「成果とは何か」を言語化しておく
ポイント2
環境を考慮する
1で決めた成果に対して、メンバーが自主的に考え判断できる環境をつくる。事前に何を目的としているのかを明確にしておくことで、指示された作業に対して「こうしたほうがより効率になる」「この部分は無駄ではないか」といった考えが現場目線で生まれていきます。
ポイント3
効率化・改善
インプットの箇所を見直しながら、業務の効率化・業務改善を進めていく。
ポイント4
CHECK
対策を進めていく際は、必ず業務負担が特定のメンバーにかかりすぎてないかをチェックしていきましょう。
ポイント5
効果を確認する
対策を実行したら、生産性があがっているか計算式にあてはめて定期的にチェックをしていきます。
 

業務改善の具体的な方法はこちらの記事も参考ください
すぐできる!業務改善_成功するチームはここが違う

 

業務の効率化についてはこちらの記事も参考ください
業務を効率化したい。効率化の進め方とアイディアについて

テレワーク・リモートワークの具体的な方法はこちらの記事も参考ください
リモートワーク、テレワークで育成がうまくいく3つのポイント

10人チームが生産性をあげるには

生産性向上は「なんとなく取り組んだほうがいいこと」ではなく、全てのチームにとって必須の項目です。1現場目線で、業務の見直しをスピーディーに行うことができるのが10人チームの利点です。目的をしっかりと言語化しながら、各チームにあったやり方で生産性をあげていきましょう。

10人以下チームの業務改善事例はこちらもご参考ください。
参考 活用事例公式HP

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