本記事は、過去配信ニュースレター内容を一部編集したものになっております。
目次
限られた時間で質の高い仕事をするコツ
仕事の進め方について、以下のような「限られた時間で質の高い仕事をするにはどうすればいいのか」というご相談をいただくことが多いです。
リーダー
メンバー
「どうすれば、労働時間を圧縮しながら、成果につながる仕事ができるのか」この答えをお伝えする前に、少し頭の体操にお付き合いください。
Q：駅まで５分歩くなら、１と２どちらが楽だと思いますか？
１：大きなスーツケースを５つ抱え駅まで大急ぎで向かう。
２：スマホひとつで駅まで大急ぎで向かう。
A：答えは２
クイズにする必要もないですが、冷静に考えて絶対「２」の方が楽ですよね。
仕事が早い、仕事ができる人は何が違うのか
「荷物が少ない方が、疲労感なく早く目的地にたどり着く」これは、仕事でも同じことが言えます。
仕事ができる人＝そもそも能力が違う。加えて体力がある。集中力もある。（つまり自分とは違う特別な人）
といったイメージを持つ方もいるかと思いますが、これは単なる思い込みです。仕事が早い・仕事ができるとは、特別な能力ではなく常に「抱えている荷物が少ない＝タスクが少ない状態をキープできている人」をさします。
・体力は残っている
・集中する力も残る
疲れていないので、結果仕事のミスも少なくなる。
タスクが過剰だから仕事が終わらない
時間＆タスク管理に悩む多くの人が、「自分の能力が低いから仕事ができない」と考えがちです。しかし実際は、（能力は関係なく）抱えているタスクが過度に多すぎるのが原因です。
※脳の構造的として、同時処理２つまで、チェクリスト化して覚えていられるタスクは同時に７つまでが限界と言われています。詳しくはこちらの記事も参照ください。
業務に追われたら、チェックしたいポイント
仕事が終わらないのは、能力ではなく自分の持ち時間に対して抱えているタスクが多いだけです。
自分のタスク量が適正かチェックする
仕事の仕方を見直したいなら、まずは現在の状態をチェックするところからはじめましょう。以下の手順で進めていくとスムーズです。
①ルーティン業務（毎日発生する仕事）
1日「 」時間
②突発的業務（予想していなかった突発的な仕事）
1日「 」時間
③期限つき業務（期限がきたら終わる仕事）
1日「 」時間
自分のパターンを確認する
上記の洗い出しがおわったら、自分のパターンを確認します。（なお表に記載しているスーツケースは「自分が仕事に使える時間」荷物とは「抱えているタスクの合計」をさしています。）
①そもそも成立しないタイプ
このタイプは、自分が仕事に使える時間（スーツケース）よりも自分の抱えている仕事の合計（荷物）がはるかに多くなりがちです。
「仕事に使える時間＜仕事の合計」になっていたら、努力や根性ではどうにもなりません。そもそも時空を歪めない限り成立しない仕事の仕方になっています。
②段取り見直しタイプ
このタイプは、自分が仕事に使える時間（スーツケース）と自分の抱えている仕事の合計（荷物）がほぼ同じくらいです。本来なら、治るはずなのに、仕事が終わらない場合は、仕事の組み立て方を間違えている可能性があります。
③仕事が少ないタイプ
このタイプは、自分が仕事に使える時間（スーツケース）よりもはるかに自分の抱えている仕事の合計（荷物）が少ないタイプです。
この場合、特段仕事ができるわけではなく単純に仕事が少ないだけです。最悪のケースとしては、他の誰かに仕事のしわ寄せがいっていることもあります。仕事ができると勘違いせず、仕事を見つけましょう。
自己犠牲しない仕事の進め方を
日々の業務の中で、問題があるのは当たり前です。自分自身とチームメンバーが、自分のプライベートを犠牲にすることで仕事が成り立っているなら、今すぐに仕事のやり方を見直すことをおすすめします。今までと同じような仕事の進め方が限界にきていたら、問題を放置せず現状を把握するところからスタートしてみてください。
