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仕事任せられない/仕事を任せて上手く方法

任せた仕事が回らない時に見直すポイント

商品やサービスが売れお客様が順調に増えてくると、徐々に実務をメンバーに任せていく必要がでてきます。外注や業務委託に依頼して実務を回していくことも増えてきます。このようにチームがつくられ創業者が実務をメンバーに権限委譲する段階では、複数の担当者が実務(例:お客様対応、販促施策の実行、サービスの見直し、バックオフィス業務など)を回していくことが増えていきます。このような段階で「仕事を任せたのに上手く回らない・自分が行った方がいいアウトプットができる」といったことが発生しまう場合、相手の能力を疑う前に以下をチェックすることをおすすめします。

権限委譲時に気をつけること

まずは以下の認識を共有しておきましょう。

・各サービスの立ち上げ背景の共有
・創業者の思いや事業展開や構想の共有
・各担当者の業務範囲の明確化
・各担当者の責任範囲の明確化
・各サービスのユーザー像とカスタマージャーニーの共有

また複数の担当者で、業務を遂行する場合は、仕事の質にばらつきがでないように、アウトプットの基準を言語化しておくことも大事です。

例)顧客の問い合わせの対応を誰が行っても一定のクオリティでできる様にしておく。(またはクオリティチェック者を置く)

コミュニケーションは足りているか


上記の認識をあわせたものの、上手く回らない時は単純なコミュニケーション不足ということもあります。担当者同士で、相互理解と信頼関係ができているか確認が必要です。時間がない中で、お互いのことを知らない状態で業務を回すとただの作業になりチームワークはうまれません。

業務を見える化する際に気をつけること


また、仕事を任せたものの業務状況が把握できなくてヤキモキすることもあるかもしれません。そんな状態の時に、任せた業務についてやみくもに業務状況を報告させるのはあまりいい対策ではありません。(任せた)業務を可視化する際は、業務の可視化について業務を把握できない要因が、どれなのかによって対策は異なってきます。

1:そもそも業務情報が共有されていない
対策 ▶︎ 各自、施策の進捗スケジュールを共有してもらう

2:業務情報は共有されているが、粒度があらくて何しているのか把握できない
対策 ▶︎ 実務担当者が迷わないよう工程を分解して依頼する

例)SNS投稿のデザイン変更の場合
・デザイン案のすり合わせMTG(◯/◯ 担当◯◯)
・デザイナー発注(◯/◯ 担当◯◯)
・デザイン納品(◯/◯ 00:00予定 担当◯◯)
・デザイン確認、修正依頼(担当◯◯・デザイン変更し投稿(◯/◯ 00:00予定 担当◯◯)
このように工程を分解し業務を実行していく。施策完了まで1ヶ月以上かかるならガントチャートに起こしてもらう。

3:共有してもらっているが確認がもれる
対策 ▶︎ 確認者にあわせた頻度と共有方法に統一する

例)ガントチャート管理が面倒ならばチャットにリストで報告してもらう。LINEのメモに更新してもらう、カレンダー記載してもらうなど。

権限委譲することがチームの成長になる

仕事を丸投げするのは論外ですが、任せた仕事が気になって、あれこれ介入してしまうのは現場の成長を阻害するだけでなく、マネジメントの負担が増えることにもなります。何が可視化できれば、業務はスムーズに回るのか。チームの状態にあわせて賢く無駄なく進めていきましょう。