採用時におさえておくポイント
10人以下チームでの最初の採用は、バックオフィス(事務スタッフ)というケースは多いかも知れません。実際、サポート企業さまでも事務スタッフ採用のご相談は多くいただきます。バックオフィスだけでなくどんな職種でも採用する際に押さえておくポイントがあります。ポイントを無視して採用を進めると時間とコストだけでなく心理的な負担増えてしまいます。
例えば、バックオフィススタッフの採用においては以下がポイントになります。
前提とする考え
小さなチームの場合は、どんな職種でも、マネジメントが不要な人※を採用するという姿勢が大切になります。小さなチームの多くが、実務を回す必要があるため育成にウエイトを置くことができない状態です。自己管理がきちんとできる人材を採用することが大事になります。※マネジメントの中でも、特にメンタルマネジメント、タイムマネジメント、タスクマネジメントの3つが自身でできる人材を採用する。
職種上の必須項目
そしてバックオフィス採用においては、以下が必須スキルとなります。
・確実にもれなく業務遂行できるスキル(正確に業務が遂行できるか）
・正確なテキストコミュニケーションがとれる(指示に対して確認できる)
バックオフィスの特性上、もれなく正確に処理できることが必須スキルになります。
+αのスキル
さらに、以下のようなスキルを持ち合わせている人材は希少です。
・先読みして対応できる(多少荒削りの指示でも、汲み取って対応できる)
・相手に合わせて言葉を選びコミュニケーションをとることができる(取引先、メンバー、お客様と相手に合わせてコミュニケーションを使い分けることができる）※ただし、このようなスキルを待ち合わせている方は、他のチームでも重宝されるため中々出会うことは難しいといえます。
風土が合うか
スキル部分で合う方を見つけたら、次に風土がマッチするか必ず確認しましょう。能力や経験値が合っていても、本人の意向と会社の風土があっていない場合は、採用しても早期に離職するリスクがあります。または、離職まではいかなくても能力を最大限に発揮できない可能性があります。
例えば、小さなチームの場合は、業務のやり方が決まっていないことも多く、まずやってみるという姿勢が求められることがあります。また、事業フェーズによってはある程度の稼働時間を求められるたり、負荷がかかるコミュニケーションも発生します。また同じバックオフィスであっても、業務範囲が異なり適用できないこともあります。
一見職歴も経験も申し分なくても、前職は細分化された業務の一部を担当していて、今回は1〜100まで全体を対応する場合はギャップが大きく採用してから「こんなはずではなかった」ということになりかねません。こうした採用のミスマッチを防ぐには、採用の際に実務レベルの課題を出してチェックするとことが効果的です。(実際にメールの返信文を書いてもらうなど)バックオフィスで優秀な人を採用できるかどうかで業務のスピードは大きく変わります。今回のポイントを参考にしてみてくださいね。
