さっそくですが、ご自身の率いるチームの業務効率に悩みを感じていませんか？
チームを率いる立場の方であれば、このような悩みを一度は抱えたことがあるはずです。
複雑な業務になればなるほど、どこから手を付ければよいのかがわからず、非効率と分かりながら従来の手順で作業をしている、というようなチーム業務もあることでしょう。
そこで本記事では、マネジメント側の目線で「チームの業務効率化」を図る上で意識すべきポイントを解説します。
目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、企業や組織・チームにおける業務プロセスを改善し、より効率的に行うことを指します。
企業経営の三大資源である「ヒト・モノ・カネ」を最大限に活かすためには、業務過程で発生する「ムリ・ムダ・ムラ」を特定し、取り除くことが大切です。
限られた業務時間で仕事の成果を最大化するためには、業務フローやオペレーションに対する振り返りを行うことで課題を特定し、改善策を打ち出していくべきでしょう。
業務効率化の重要性
業務効率化は以下4つの視点から重要だといえます。
生産性向上
業務プロセスが効率化されていれば、同じ時間やリソースでより多くの仕事をこなすことが可能です。これにより、生産性が向上し、企業や組織・チームのパフォーマンスが向上します。
コスト削減
業務効率化によって業務プロセスの「ムリ・ムダ・ムラ」が削減されることで、コスト削減の効果を期待できます。例えば、人的な手間が削減されることで、単位時間当たりの労働コストを削減できるなどの効果があります。
リスク軽減
業務プロセスの明確化や自動化を通じて、人的要因で発生するミス（ヒューマンエラー）の発生を減らすことができます。これにより業務リスクの軽減が期待できます。
業務品質向上
業務プロセスが効率化されていれば、提供する業務においても迅速かつ正確な対応が可能となります。自社内や顧客に対して、満足度の向上に繋がることもあるでしょう。
チームの業務効率化に有効な４つの方法
チームの業務効率化を図るには、どのような点を意識して改善をしていけばよいのでしょうか？
ここでは、チームの業務効率化に有効な４つの方法をご紹介します。
不要な会議をなくす
国内の企業、特にレガシーな領域の企業においては、生産性の低い会議が多いという現状があります。
すべての会議自体が悪いわけではありませんが、不必要な会議をなくすことはチームのパフォーマンス向上に繋がります。
会議の効率を高める
高いアウトプットを出すために必要な会議もあります。優秀なチームメンバーが集まれば、有意義な会議にすることも可能でしょう。
ただし、どのような会議であっても、生産的かつ効果的なものにできる方法があるというのも一つの事実です。
会議の効率を高めるためには、以下２つのポイントを意識する必要があります。
会議の議題とアジェンダ、目的とゴールを共有する
会議の効率を高めるためには、会議の目的とゴールを明確にしておく必要があります。会議内の会話が本題からそれないように、共通の認識を持てるように意識しましょう。
そのためには、事前に会議の議題・アジェンダを整理し、共有しておくなどの方法が有効です。
その他、会議自体が説明の時間で終わってしまわないように、先に目を通しておくことで会議をスムーズに進めることができるような情報があれば、そちらも事前に共有しておきましょう。
ネクストアクション・検討課題などのタスクを明確にする
会議の中で決まった内容はしっかりとメモを取りましょう。
最も重要なことは、ネクストアクションや検討課題などに対して共通の認識を持ち、実行ベースで考えた時の各自のタスクを明確にしておくことです。
また、ネクストアクションや検討課題などの各タスクは会議の最後に参加者全員で確認するようにすべきです。
長所を活かす仕事にアサインする
人はそれぞれ異なる経験、長所、短所を持っており、得意とする業務も人によって異なります。
チームメンバー毎の得意・不得意を把握し、それぞれのメンバーが強みを活かせる業務に時間を費やせるようにアサインできれば、チーム全体の業務効率を改善することができます。
部門間の協力を得られるようにする
自社内で部門や役割が異なる場合であっても、協力や協働ができないということではありません。
同じ会社の仲間なので、たとえ別の部門のメンバーだとしても、目的または目標が一致すれば必ず協力的に動いてくれるはずです。
日々の業務の中や普段の何気ないコミュニケーションから生まれる会話の中でも、他部門が何を行っているか、どのような目的・目標を持っているかを把握しておき、いつでも協力を依頼できるような関係性を構築しておきましょう。
チームの業務効率化で得られるメリット
ここまでチームの業務効率化に有効な方法をご紹介してきましたが、実際にチームの業務効率化を実現できると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
重要な仕事に集中し、パフォーマンスが向上する
人間の脳は基本的にマルチタスクに向いておらず、タスクを一つひとつ処理していく方が集中力を高く維持することができます。複数のことを同時に考えてしまうと、それだけ頭を使い、疲労感も高まってしまうことでしょう。
重要な仕事に集中することができれば、業務に対する生産性が向上し、仕事に対する高いパフォーマンスが見込めます。
リフレッシュする時間を確保できる
業務を効率化し、「ムダ・ムラ」を省くことで空いた時間をリフレッシュに当てることが可能となり、その他の業務をさらに効率的に進めることができるという好循環を生み出すことができます。
また業務が効率化されていれば、残業時間の削減にも貢献します。
退社時間が早まれば、プライベートの時間も確保でき、仕事自体へのモチベーション向上などのメリットのほか、スキルアップを目指したインプットへの時間活用などもできるでしょう。
まとめ
チームの業務効率化は、生産性向上やコスト削減など多くのメリットがあります。不要な会議の削減や会議の効率化、優先順位付け、メンバーの長所を活かす仕事のアサインなど、多角的に取り組むことが大切です。また、失敗例に学びながら全員で取り組むことが、効果的な業務効率化の鍵となります。チーム全体のパフォーマンス向上を目指して、業務効率化に取り組んでいきましょう。
