【活用事例】制作のクオリティを維持しながら業務を効率化。高単価案件獲得、新規プロジェクト着手可能な体制をつくりあげた

こちらの活用事例では、以下の課題を解決しています。

業務改善
商品の質を落とさずに業務を効率化していくにはどうすればいいのか
・顧客を効率的に管理するにはどうすればいいのか

顧客プロフィール

株式会社リンクスラボ 代表取締役 田中優輝様
フリーランスとしてWeb制作/マーケティングコンサル/講師業の3軸で活動後、2018年2月26日株式会社リンクスラボとして法人化。Web制作事業、ブランディング事業を行う。「0から100を、ともに創る」という理念のもと企業のブランドづくりを支援している。「右腕アウトソーシング」活用期間2018年4月1日〜9月30日。

BEFORE:「右腕アウトソーシング」活用前

案件数増加によりキャパオーバー。制作フローが安定せず、案件進捗管理や外注の調整で1日中振り回されてしまうこともあった。時には、自身の睡眠時間を犠牲にしながら制作、納品するような状態もあり体力でカバーして乗り越えるのは限界を感じていた。

AFETER:「右腕アウトソーシング」活用後

業務フローの可視化により、外注管理を効率化顧客管理の導入により無駄な提案を削減し高単価案件を獲得。 制作業務の外注化、提案の質が上がったことで新規プロジェクトに着手可能な体制が作り出せた。

顧客インタビュー

※以下、活用内容については、対談形式になっております。インタビュー内容は2018年10月当時のものです。

リードタイムを削減しながら、制作受注の仕組みまでつくりあげたかった

佐藤

本日は、率直に「右腕アウトソーシング」導入後の効果や感想をお伺いできればと思っています。「右腕アウトソーシング」導入時はどのような状態でしたか。
当時は、会社の体制を整えている時期でした。今後の事業拡大を考えた際に、外注を管理する時間や制作の時間を削減して、事業の戦略等を考える時間をつくらないとまずいなと感じていました。制作のリードタイムを削減しながら、制作受注の仕組みまでつくりあげることができたらいいなと考えていて、いくつか代行会社を検討していました。

田中様

佐藤

今までの業務の流れを見直していた時期でしたね。いつくか代行会社を検討していたと思いますが、最終的に弊社のサービスを導入したのはなぜですか
実は、ご相談をさせていただいた時にすでにいくつかの代行会社から提案をいただいていました。最終的に「右腕アウトソーシング」導入を決めた理由は、初回の相談の際のフィードバックが的確だったこと、費用対効果を考えた時にもっとも効果がいいと感じたからです。代行会社等も検討していたのですが、提案まで何度もアポイントが発生してしまったり、パッケージ提案で必要のないサービスを提示されることが多く、導入の決め手にかける状態でした。「右腕アウトソーシング」では、現状のヒヤリングや課題特定にブレがなく、コミュニケーションも非常にスムーズでした。提示された対策案も納得ができたため導入を決めました

田中様

業務フローを見直し制作体制を効率化


出典:リンクスラボ制作事例(一部)

佐藤

そうだったんですね。導入いただきありがとうございます!現状を把握した後、御社でまず最初に着手したのは、制作フローの可視化と効率化でした。当時から、多くの外注スタッフを抱えながら制作業務を進めていたため、スタッフと案件の調整に時間がさかれていましたね。

はい、それまでも案件管理は工夫をしていましたが、ガントチャートやツールを導入してみてもうまく機能しませんでした。「誰がいつまでに何をするのか」といった当たり前のことが全体に共有されていないことも多く、調整に多くの時間をさいてしまっていました。さらに自分で制作の実作業をすることもあり負担が大きくなっていました。

田中様

佐藤

納期が重なり睡眠時間を削り対応することもあるとおっしゃっていました・・。このままだと田中さんが風邪をひいたらアウト!という状態でしたね。そんな状態から抜け出すために、まず最初に制作物ごとに制作フローを可視化しました。前工程(顧客のヒヤリング〜提案〜受注)、後工程(受注〜制作〜チェック〜納品)、管理(運用保守管理)を一覧化したところ、クライアントや制作物ごとにバラバラになっていることが判明しました。工程ごとに行なっていることは同じなのに、フォーマットがバラバラだったり案件ごとにカスタマイズして対応していたため、重複作業や無駄な作業が発生し非効率になっていました

それまでも顧客ごとに納品の流れは把握していましたが、制作物ごとに業務の流れを一覧化しならべて見た際に、こんなに同じタスクをバラバラにやっていたんだなと実感しました。ヒヤリングなど同じ作業を案件ごとに別のフォーマットでおこなっていたり、一度で処理が可能なものが担当者が異なっていたために工数かかっていたり・・。振り回されている原因は実は自分でつくっていたんだなと気がつきました。

田中様

 

佐藤


業務量の割に成果に繋がっていない場合、こういった小さな「無駄な作業」が積み重なることで、工数が増え全体の進捗が遅れているというパターンが多い
ですね。田中さんの場合は、工数の見直しができないまま発注数が増加したことで、すぐにキャパが限界にきてしまう状態につながっていました。ですので、「右腕アウトソーシング」では制作物ごとに異なっていた(前工程、後工程、管理)フォーマットを統一し、重複していた作業をなくしていきました。フローが可視化され、フォーマットが統一されたことで、田中さんが行なっていた顧客とのやりとりも、経験年数の少ない外注メンバーや事務担当でも対応できる体制をつくりだすことができました
自分が対応すべき業務が明確になり、人に業務を出せる体制ができたことで、外注スタッフを効率的に配置することが可能になりました。徐々に、自身が実作業をする時間が削減され発注数の増加に対応できる体制になりました

田中様

 

見込み顧客を管理しコストを適正化

佐藤

業務の効率化を進めながら、次に着手したのは見込み顧客管理でした。
案件の進捗管理は行なっていたものの、ご紹介で新規のご案件をいただくことが多く、見込み案件の管理はご相談がきたらデータにしておく程度で積極的には行なっていませんでした

田中様

 

佐藤

目標売上に対して見込み顧客を管理する、いわゆるヨミ表を作成し導入していきましたね。このシートによって案件ごとに受注の確度(その案件が受注できる確率)を把握することができるようになりました。
ヨミ表を導入したことで、売上の見立てが年間単位で把握できるようになりました。売上が見えたことで、案件の増減も正確に予測できるようになり、外注への業務依頼も無駄なくできるようになりました。それまでに比べ案件ごとの費用対効果が明確になり、自社の得意案件に注力できるようになりましたね!

田中様

 

佐藤

やみくもにすべての相談をヒヤリングし提案するのではなく、自社で提案対応すべきもの、他社へ依頼した方が成果がでるものと仕分けができるようになりましたよね。

制作前後の稼働時間を50%削減し、戦略見直しの時間をつくる

佐藤

業務フローの見直し、顧客管理をおこなったことで、当初目標としていた「進行管理のフローができて、制作前後の時間を50%削減。自分が戦略を考える時間をつくる」という状態が実現したわけですが、もし、「右腕アウトソーシング」を導入せず業務改善ができないままだったらどうなっていたと思いますか。
うーん・・そうですね・・。あのままだったとしたら、提案してもとれないような不得意案件にも自身の時間をさいていたかもしれません。売上確保のために多めに案件を抱えて、条件の悪い中で制作を進行しミスやトラブルも増加していたでしょうね。トラブルの対応に時間がさかれ、既存のクライアントにも影響がでていたかもしれません。売上はカバーできますが、信頼を失い精神的に大きなダメージを受けていたかもしれません。キャパがないので、高単価案件を獲得する時間もなく単価の低い案件をこなすことになっていたかも・・・。想像するだけで、苦しくなりますね・・。

田中様

佐藤

そうですね・・。あのままだったら、田中さん自身も負荷かかり体調に異変がでたかもしれませんね・・。あのタイミングで、環境を変えることができ、しっかり土台を見直せて本当によかったです!!

実務レベルの改善ができ事業拡大の土台ができた

佐藤

最後に、「右腕アウトソーシング」はどのような企業だと効果があると感じていますか。
20人以下のチームや企業にとっては非常に効果があると感じます。売上のベースとなる主力商品や既存事業ががあるものの、事業の展開や拡大するには、キャパシティが足りない状態や、売上基盤はあるが、スタッフを増加し社内内製化するほどは余裕はないといった組織にとっては非常に効果的だと思います。このままの体制では、頭打ちと感じていても、時間をとって戦略をたて実行ベースにのせるのはなかなかできないので・・。実務レベルの改善ができ事業拡大のサポートをしてくれるのは非常に心強いです。自分だけでは、現状把握を正確にできていないことも多く、第3者として客観的なフィードバックはどの業界のリーダーにとっても重要なことだと思います

田中様

佐藤

ありがとうございます。「右腕アウトソーシング」の導入で土台がつくれ成果を出すことができほっとしています。これからも応援しています!
この記事を書いた人
佐藤 史子
右腕アウトソーシング コンサルタント

右腕アウトソーシング 代表コンサルタント。19歳で過労で倒れ回復に3年かかる。3回の転職経験、リクルートでの営業経験をもとに、伴走型コンサル「右腕アウトソーシング」を開発。経営者、個人事業主とともに組織の経営課題を解決している。