コミュニケーションは、自分の考えを相手に「伝わる」ことで初めて結果が出るものです。
あなたは仕事をする時にこんなことを感じたことはありませんか？
- 部下が指示通りの作業をしてくれない
- 相手から聞き返されることが多い
- 話が噛み合わないことが多い
- 会議で発言をすると周囲の反応が悪い
- クライアントへの提案に失敗することが多い
このような「コミュニケーション」に関する悩みや課題は、誰しもが経験するものだと思いますが、もし日常的にこのようなことを感じているようであれば、要注意です。
自分の考えが相手にうまく伝わらない時には、相手が悪いと考えてしまったり、そもそもわかりやすく伝えるのが難しいと考えてしまうこともあるでしょう。
でも、本当のコミュニケーションミスの責任は伝える側にあるのです。
今回の記事では、伝える力とは何か？わかりやすく伝えるためにはどうすればいいのか？ということについて、説明していきたいと思います。
「伝える力」が仕事の成功を左右する
ビジネスシーンでは、コミュニケーションは必須の能力です。
これは経団連の調査で、採用選考時に重視する要素として、「コミュニケーション能力」が15年連続で第1位になっているという事実が示しています。
引用元：http://www.keidanren.or.jp/policy/2017/096.pdf
ビジネスにおけるコミュニケーションは、少しでも間違えるとプロジェクトの失敗などによる大きな損失や、職業によっては事故等を引き起こす可能性があります。ただし、適切なコミュニケーションが行えていれば、大きな利益や他者からの信頼等にも繋がる個人の武器にもなり得るのです。
そして、ビジネス上のコミュニケーションを上手にできるということには、相手に「伝える力」が大きく関係しています。
仕事の成果を最大化するために、当たり前だと思っていたとしても、この「伝える力」とはどのようなことなのか？ということを理解できていることが特に重要となります。
「伝える力」を構成する2つの要素
「伝える力」を構成する要素は、「思考整理と言語化」「話の型（構成）と伝え方の原則」の2つです。それぞれの意味について、具体的に考えていきましょう。
思考整理と言語化
「思考整理と言語化」とは、頭の中にある非言語情報（ぼんやりとした考え）を整理し、言葉や文字情報として言語化するまでのプロセスです。人間の脳は、意識せずともこの作業を行ってくれますが、意識的に自分の思考を整理し、他者が理解できるように言語化しておくということができているか否かで、相手への伝わりやすさに大きな差が生まれます。
話の型（構成）と伝え方の原則
「話の型（構成）と伝え方の原則」とは、「思考整理と言語化」によってまとめた情報や自分の考えなどを相手に伝える時に、意識しておくべき伝え方のコツです。
話の型＝PREP法
話の型（構成）とは、相手が理解しやすいように順序で話すためのルールであり、筆者はPREP法という話す順序の決め方をオススメしています。
なぜ、このPREP法をオススメしているかというと、実はビジネス文書やプレゼンなどにもよく活用されている王道の型（構成）であり、総合的なビジネススキルの向上にも貢献してくれるためです。
◼︎PREP法とは？
1. Point：結論や要点を伝える
2. Reason：理由を伝える
3. Example：具体例を伝える
4. Point：もう一度、結論や要点を伝える。
相手に伝わる話の3原則
相手に伝わる話には、以下3つの原則が守られていることが多いです。一種のコツだというように考えていただけると理解しやすいと思います。
原則１｜短く伝える
ただただ長いだけの説明や長文メールなど、自分が相手の気持ちになって考えた時に、「わかりづらい」と思ってしまうような伝え方は、避ける必要があります。
相手に自分の考えを理解してもらおうとした際には、自分の持っている情報の全てを相手にも与えようとしてしまう気持ちはわかりますが、伝え方としてはNGです。
本当に大切なのは「最低限のレベルで、何を話しておくべきか？」ということではないでしょうか。
原則２｜結論から伝える
結論を相手に伝えることで、相手は何を伝えるための話なのか？ということが最初に把握できるため、話の軸が多少ズレてしまったとしても、理解すべき情報と理解しなくても支障がない情報を自ら選択することができます。
また自分にとっても最初に結論を伝えることができれば、何を伝えたいのか？という話の軸を持つことができるため、話しておくべき情報と話す必要がない情報の選択がしやすくなります。
原則３｜相手を意識した共通言語を使用する
相手が知らない言葉で説明を行ってしまうと、相手は知らない言葉を含めて、全体を理解しようとしてしまいます。
常に相手の気持ちに配慮し、できるだけ共通言語を使用することを意識しておけば、相手に余計な労力を掛けさせることなく、また誤った理解をされてしまうという可能性を下げることができます。
まとめ
このようにビジネスの成功を左右する「伝える力」は、伝えるということへの理解とちょっとしたコツを知っておくだけでも、向上させることができるものなのです。
日々のコミュニケーションの中でも意識しておくようにしましょう。
