【活用事例/講師業】メンバーの活躍を最大化できる新体制をつくりあげた事例

【活用事例】メンバーの活躍を最大化できる新体制をつくりあげた事例

こちらの活用事例では、以下の課題を解決しています。

・既存事業を回しながら、 新しい体制に移行するには何から着手すればいいのか
事業構想を実践に落とし込むにはどうすればいいのか

顧客プロフィール

プレシャスマネー合同会社代表 新堀敦子様

シングルマザーになり不安を抱えながら子育てする母親をみて育つ。母親を支えたい思いから会社員としてキャリアを積む。会社員の収入だけでは、母と自分の将来を守ることができないと痛感し、投資を独学で学ぶ。試行錯誤を通して、女性が安心して一生を過ごすには、経済的な自立と金融リテラシーが不可欠だと実感する。自身の経験を生かし、女性が楽しく「お金の育て方」を学べるプレシャスマネー講座を立ち上げる。

BEFORE:活用前

今後の事業展開を考えインストラクターの育成に着手するが、既存事業に時間がとられ思うようにすすまない。タスクの抜け漏れが頻発し 自分のプライベートの時間を削りながら仕事の処理をすることが増え危機感を感じていた。

AFETER:活用後

業務フローの作成、分業化により既存事業の稼働時間を圧縮。半年以上進んでいなかったインストラクターの育成に注力することが可能になる。理念に沿った新体制をつくりあげ移行することができた。
※以下、活用内容については、対談形式になっております。活用期間は2018年10月1日〜継続中。インタビューは2019年8月地点の内容です。

顧客インタビュー

自分がフォーカスすべきタスクに集中できない

佐藤

本日はお忙しい中、お時間いただいてありがとうございます!改めて、サービス導入を振り返りできたらと思っています。さっそくですが、サービス導入時はどのような課題感を抱えていらっしゃいましたか?
当時は、大きく分けると2つ問題がありました。稼働時間の確保と今後の事業体制づくりですね。既存事業を回しながら、新しい体制に移行しようとしていた時期で、じわじわとキャパシティの限界がきていました。タスクの抜け漏れが発生したり、自分のプライベートの時間を削りながら仕事の処理をすることが増えていたんです。子供がまだ小さいので、このまま仕事に時間がとられてしまうのは、良くないなと感じていました。自分がフォーカスしたいタスクに集中できる環境をつくらないとまずいなと思っていましたね

新堀様

佐藤

新堀さんの場合、商品の特性上(マネーリテラシーを身につけていくには時間がかかるため)お客様とは年単位でのお付き合いになりますよね。新堀さん一人で対応できる人数には限界がきてしまいます事業のVISIONをきちんと理解し、正しく伝えることができる講師を育成していく必要を感じていましよね
そうです。育成を進めなければいけないと感じていながら、実際には、(育成には)時間がかかることもわかっているので腰が重くなり、なかなか着手できない状態でした。既存事業にエネルギーがかかるため、立ち上げの進捗管理やタスクの抜け漏れなどを自分以外の誰かと一緒に管理したいな〜と感じていました。

新堀様

 

社長の想いを形にすることにフォーカスしてくれた

 

佐藤

自分一人でできないことはないけれど、育成という根気のいるタスク進めるには相棒が欲しかったという状態だったんですね。課題感を感じていたわけですが、最終的に弊社のサービスを導入したのはなぜですか?
知人が、サービスを受けていて評判がよかったからです。「ハブ」としてはいってくれたことで、リーダーの育成がスムーズに進んだと聞いていたんですよね。その知人は、事業の立ち上げ期から同士のように頑張ってきた経営者仲間だったので、彼女がいうことなら信頼できるなって。あとは、ご相談させていただいたときに、立ち上げの背景や理念、ビジネスにおいての価値観を的確に掴んでいただけたので、安心してお任せできると感じましたね。

新堀様

佐藤

語弊があるかもしれませんが、新堀さん自身は、稼ぐことそのものにフォーカスはしていませんよね。もちろん事業なので利益をあげることは意識していますが、自社のサービスを通じて顧客、スタッフ、講師など関わった方がより良くなることを大切にしていますよね。
はい。売上を上げることを優先して、スタッフや講師に負担がかかってしまうことはしたくないんです。私は、売上といった数値目標より、顧客満足やスタッフの充実度を優先するので、この価値観が理解できないと一緒にプロジェクトを進めるのはきついと思うんですよね。うまくいっているならここで一気に拡販しましょう。という意見もあるし、その考え方は間違いではないですしね。

新堀様

佐藤

ぜこの事業をしているのか。理念から考えると、売上を右肩に上げ続けることが正解ではなかった
そうです。 (佐藤さんは)社長の想いを形にするということにフォーカスしてくれたので、一緒にできそうだなと感じました。

新堀様

業務フローをつくり稼働時間を圧縮する


 

佐藤

プレシャスマネー様では、以下の順番で業務を改善していきました。まずは、既存事業の稼働時間圧縮。その次に講師制度づくり、最後に育成
依頼した当時は、バックオフィススタッフが1名加わるタイミングだったので、既存事業の業務フローを整理するところから行ってもらいました。

新堀様

佐藤

既存事業については、 一連の業務がルーティン化できるものだったので、業務フローの整理は比較的スムーズでしたよね。スタッフの方が非常に優秀で飲み込みが早かったのもありますが、 新堀さんの業務をどんどん出していくことができました。苦戦したのは、顧客管理のフォーマットづくりでした。
顧客の管理をする際に、データベースとどの情報を紐づけていくか管理がオンライン上で完結できるように新規顧客、既存顧客、入出金管理などの情報をリアルタイムにどう反映させていくか 。ここが思った以上に難しかったです。

新堀様

佐藤

何をどう管理するのか、運用しながら決めていくしかなかったので大掛かりなCRMシステムをいれたりはせず、 チャットワークやGoogleDriveといった外部ツールを組み合わせてプレシャスマネー様が操作しやすい方法を探りました。最終的には、変動する情報は、GoogleDriveのスプレッドシートで管理するのが一番楽だということがわかりましたね。
私が行なっっていた事務処理を、オンライン上で処理できるようにしたことで既存事業の稼働時間は圧縮することができました

新堀様

理念を実現させるために、制度からつくるしかなかった

佐藤

既存事業の工数の目処がある程度たったところで、次に着手したのが、インストラクター講師制度づくりでした。当時は、すでにインストラクター講師として候補者がいたもののビジネスモデルの選定、法務の整備、講師育成のコンテンツづくりなどやるべきことが山積みでしたね
はい。一番悩んだのはビジネスモデルの選定でした。講座ビジネスは、1年間に対応できる顧客数に限界があります。そこで、協会ビジネス(コンテンツを販売する講師を育成し講師をサポートすることでビジネスを拡大する)を検討したんですが、ちょっと違うな・・と思っていたんですね。

新堀様

佐藤

単純に、コンテンツの拡販や収益性だけ考えれば、販売営業活動を誰かに頼んだ方がはやいですよね。拡販という点では、代理店制度や協会ビジネス制度はとりいれやすいモデルです。ただ、プレシャスマネー様の場合、単純に拡販したいわけではなかった。
そうですね。 顧客や講師関わった方全員がWinWInになるには、単純に制度だけ真似ても意味がないと感じていたんですよね。

新堀様

佐藤

収益性を最低限考慮しながら、自社の理念に沿った制度を作り上げていく必要がありました。手段が目的にならないように注意しながら、最終的には協会ビジネス、講座ビジネス、代理店ビジネスの各々いいところを取り入れて制度に落とし込みました。
はい、各ビジネスモデルを理解するところからスタートしたので、思ったより時間がかかってしまいました。 先日法務チェックも終わったので、これで本格的に講師制度がスタートできます!

新堀様

講師との共通言語をつくり、風土にあったサポートをする

 

佐藤

最後に、(講師の)育成に着手しました。講師の育成においては何が一番大変でしたか?
そうですね。まだ育成がはじまったばかりなので、これから大変なこともあるのかな〜なんて思っています。講師たちが、やりがいを感じながら専門家として正しい知識を届けられるように最低限のフォローが必要だと感じていますどこまでを管理して、どこからを本人に任せるのか、この線引きは大切にしたいと思っています

新堀様

佐藤

プレシャスマネー様の場合、講師といっても専属の社員ではないのである程度自由度がありますよね。新堀さんとしては、ぎちぎちに管理するのは、風土に合わないけれど、講師本人が不安を感じないように活躍をサポートしたい
はい、そんな私のわがままな要望をうけて、佐藤さんが講師用の管理表を作成してくれました。(講師用の管理表は、)オンライン上で各講師の目標、進捗、課題が一覧管理できるようになっているので、非常に助かります。講師のみんなにも使い方から説明してくれたので、導入もスムーズでした管理表という共通言語ができたことで、講師との面談や振り返りが的確にできるようになりました

新堀様

佐藤

ありがとうございます! 管理表によって、講師の皆さんの課題点や頑張っている点が明確になるので、フィードバックもしやすくなりますよね

外部という存在が、チームのコミュニケーションのずれを直してくれる

佐藤

私自身、 当初の目標であるインストラクター制度の立ち上げを完了することができてほっとしてます。
当初は、「客観的に進捗を管理し足りないものを指摘してくれる」そんな存在が必要だったので、 わたしにとっては欲しかったものが手に入った!という感じでした。実際にサービスを導入して感じたのは、第3者が介入することで、自身の思考がブラッシュアップできたのはよかったですね

佐藤

まっさらな状態から作るのは大変ですが、 ある程度叩きをつくったことで、問題点にフォーカスしやすくなったんですね
そうですね。 あとは、講師との会議にも参加いただいたことがよかったですね。同じ話でも、誰が伝えるかによって相手の受け止め方がかわるので。距離が近いとお互いバイアスがかかることもありますが、佐藤さんのような外部の方の言うことであれば、案外すんなり受け入れてくれるということもあるのかなと思いました。

新堀様

佐藤

ありがとうございます! 私自身も、新堀さんが必要以上の収益性や拡販に走らずに、理念を大切に軸にビジネスモデルを丁寧に選択していく過程は、学びになりました。「最低限の収益性を確保しながら、ご自身を含め関わる人が満足度が右肩になるには、何を優先すべきか」という視点は、今まで見過ごしていた気しています。
そう言っていただけるとわたしも嬉しいです。うちのチームは、まだ目が届く範囲の中で事業ができていますが、チームが大きくなると、社長の思考と想いをスタッフ伝えていくのは大変になっていくと思うんですよね。基本的に、リーダというのは孤独です経営者の視点とプレイヤーの視点では、重要視する箇所が違うので話がずれてしまうのは否めないと思うんです。同じ目線で話せる人がいないのが社長という立場なのかなって感じることがあります。そんなときに佐藤さんのような存在がいるのは心強いと思います。

新堀様

佐藤

そんな風に感じていただけて光栄です!まだまだ力不足なところもあるかもしれませんが、これからもよろしくお願いします!
これからも折に触れてお力を借りると思いますので、よろしくお願いしますね。

新堀様